Interessen for whistleblowerordninger har fået en opblomstring med debatten om #MeToo, men der er faktisk allerede i dag et krav om etablering af en whistleblowerordning inden for den finansielle sektor, herunder for forvaltere af ejendomsfonde.

En række danske selskaber i ejendomsbranchen har været eller er stadig i tvivl om, hvorvidt de er omfattet af lov om forvaltere af alternative investeringsfonde mv. (’FAIF-loven’). Denne grundlæggende problematik skrev vi helt tilbage i september 2016 en klumme om med titlen ”Hvornår er et ejendomsselskab omfattet af FAIF-reglerne?”.

Problematikken er fortsat aktuel, og derfor kaster vi nu lys over de ejendomsselskaber, der forvalter alternative investeringsfonde, og som derfor er omfattet af FAIF-loven. Disse ’forvaltere’ er nemlig forpligtede til at etablere en whistleblowerordning, hvorigennem forvalterens ansatte kan indberette overtrædelser af den finansielle regulering, der er omfattet af ordningen. Formålet med forvalteres whistleblowerordninger er dermed et helt andet og langt mindre kulørt end at modtage indberetninger relateret til #MeToo.

Hvilke forvaltere skal etablere en whistleblowerordning?

Kravet om etablering af en whistleblowerordning gælder som udgangspunkt alle forvaltere med tilladelse til at forvalte ejendomsfonde efter FAIF-loven. En forvalter kan dog efter omstændighederne benytte sig af bagatelgrænsen, der betyder, at man alene er forpligtet til at etablere en whistleblowerordning, hvis man beskæftiger flere end fem ansatte. Men hvis en forvalter ansætter en sjette medarbejder, har forvalteren kun tre måneder til at etablere en whistleblowerordning. 

Det skal desuden bemærkes, at kravet om etablering af en whistleblowerordning efter FAIF-loven ikke gælder for den særlige kategori af forvaltere, der uden at have tilladelse, alene har en registrering hos Finanstilsynet.  

Skal alle indberetninger omfattes?

For at en indberetning er omfattet af den lovpligtige whistleblowerordning, skal overtrædelsen eller den potentielle overtrædelse være begået af forvalteren, herunder medlemmer af bestyrelsen eller virksomhedens ansatte. Der kan indberettes om både alvorlige og mindre alvorlige forseelser, herunder forseelser, der alene kan medføre et påbud eller en påtale fra Finanstilsynet.

For at være omfattet af ordningen skal indberetningerne dog vedrøre en overtrædelse, en potentiel overtrædelse eller en mistanke om overtrædelse af FAIF-loven, regler udstedt i medfør heraf eller bestemmelser indeholdt i Den Europæiske Unions forordninger for de områder af loven, som Finanstilsynet fører tilsyn med. Indberetninger om eksempelvis overtrædelse af markedsføringsloven eller straffeloven (underslæb, bedrageri mv.) omfattes således ikke af whistleblowerordningen.

Skal whistleblowerordningen leve op til særlige krav?

En forvalter skal sikre sig, at whistleblowerordningen er indrettet på en sådan måde, at indberetninger om en forvalters overtrædelse eller potentielle overtrædelse skal kunne foretages anonymt. Det betyder, at den, der indberetter en overtrædelse eller en potentiel overtrædelse, skal kunne gøre dette uden angivelse af navn, og uden mulighed for sporing af en computers IP-adresse eller lignende. Det bagvedliggende hensyn er, at det kan være svært for en ansat at beslutte at indberette en overtrædelse til forvalteren, hvis det ikke kan ske anonymt, idet medarbejderen kan frygte at miste sit arbejde.

Forvalteren skal også sikre sig, at whistleblowerordningen er uafhængig af den daglige ledelse i den forstand, at indberetningen skal kunne ske uden om de almindelige rapporteringskanaler (dvs. direkte til den afdeling eller den medarbejder, som behandler indberetningerne). Whistleblowerordningen vil dermed f.eks. kunne varetages af compliancefunktionen, men andre funktioner vil også kunne varetage whistleblowerordningen, hvis de er uafhængige af den daglige ledelse.

Forvalteren skal desuden følge op på indberetninger til whistleblowerordningen, og virksomheden skal kunne dokumentere, hvordan den løbende har fulgt op på indberetninger. Det er op til den enkelte forvalter at vurdere, hvilke oplysninger virksomheden skal opbevare for at iagttage dokumentationskravet, men det kan f.eks. være relevante mails, interne undersøgelsesrapporter eller lignende. 

På baggrund af ovenstående krav vælger mange virksomheder i praksis at lægge selve administrationen af whistleblowerordningen til en ekstern leverandør.