Brancheorganisationen SMVdanmark offentliggjorde i starten af året en interessant analyse af kommunernes service i byggesagerne. Konklusionen var temmelig rystende: Den samlede sagsbehandlingstid kan nedbringes med 1,5 mio. dage, hvis alle er lige så hurtig til at behandle sagerne som gennemsnittet af de ti mest hurtige kommuner.

Blandt de kommuner der tager sig længst tid med at behandle byggesagerne, finder vi i SMVdanmarks analyse bl.a. Frederiksberg og København. I den modsatte ende af skalaen træder Vallensbæk, Haderslev og Odder positivt frem i statistikken.

Særligt i København er problemet alvorligt. På trods af en stor indsats både blandt topledelse, ledere og medarbejdere er det langt fra lykkedes Teknik- og Miljøforvaltningen at få bugt med sagspuklen. Årsagerne er mange. Først de eksterne: Der er mange byggerier i København og derfor en lind strøm af ansøgninger. Der er også en pukkel af projekter efter Coronakrisen, der nu skal ekspederes.

Men så er der de interne årsager i selve forvaltningen: Kulturen har endnu ikke flyttet sig fra en kontrollantrolle til en konsulentrolle. Med andre ord er der ikke nok fokus på rådgivning og service frem for kontrol og mistro.

Selvfølgelig skal reglerne overholdes og guderne ved, at de er komplicerede nok i byggesagerne. Men selve tilgangen til sagsbehandlingen er det afgørende. Forvaltningens udgangspunkt bør være, at tingene skal lykkes under skyldig hensyntagen til regler, nabohøringer og så videre.

Men udgangspunktet må aldrig være, at sagsbehandlingen nok bør ende ud i et nej til projektet, og det er det vidst tit. Måske er det uretfærdigt, men det er den fortælling, jeg alt for ofte møder hos de mange, der er dybt frustrerede over, at deres projekter sander til.

Lejere kan ikke komme i gang med deres projekter, butikker er forhindret i at åbne, og renovering af den gamle bygningsmasse forsinkes unødigt, fordi forvaltningen ikke kan håndtere sagsmængden. Det er ikke det, vi har brug for efter et svært år.

Der er en lang række eksempler på, at det har taget måneder for projekterne blot at få tildelt en sagsbehandler. Samtidigt halter det alt for ofte med kommunikationen undervejs, hvilket tænder op for frustrationerne.

Her er derfor et par forslag til, hvordan kommunerne med lang sagsbehandlingstid, ikke mindst København, kan begynde på en frisk og få sat gang i at få lagt ventelisten bag sig.

• Genindfør ”stjernemøderne”, dvs. start alle større projekter med at samle ansøger og alle relevante sagsbehandlere om et bord og fordel opgaverne
• Drop de ineffektive mangelbreve som skal gøre ansøger opmærksom på, at der mangler nogle dokumenter. Inviter ansøger ind i forvaltningen flere gange i løbet af processen, så dokumenterne kommer på bordet hurtigt
• Fortsæt sagsbehandlingen selvom der mangler dokumenter. Gå ud fra at dokumenterne fremkommer, og kør sagen så langt frem som muligt i positiv retning, indtil dokumenterne er på plads. Er de ikke det, er det selvfølgelig en anden sag.
• Mød ansøgeren positivt og med tro på, at projektet kan lykkes.

Og så er der selvfølgelig den politiske del: Sæt de nødvendige ressourcer af til efteruddannelse af medarbejderne, og styrk forvaltningen som en attraktiv arbejdsplads.

Både ledere og medarbejdere vil være en del af en succes. Men det kræver en indsats nu at lægge kursen om.